88 DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN Die Volkshochschule Rheinfelden e.V. (nachfolgend „VHS“ oder „wir“ genannt) bzw. deren Geschäftsführung ist Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts. Kursanmeldung Die im Anmeldebogen abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Geburtsdatum) kann kein Vertrag geschlossen werden. Ihr Geburtsdatum erheben wir, um Verwechslungen bei Namensgleichheit auszuschließen, sicherzustellen, dass Sie volljährig sind, bzw. bei Minderjährigkeit etwaige Vorkehrungen zu treffen. Für besondere Kurse, z.B. Babykurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein. Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können. Wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen, können wir Sie ggf. nicht rechtzeitig erreichen. Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden ausschließlich zur Vertragsdurchführung verwendet. Durch Angabe von IBAN, Name und Vorname des/der Kontoinhaber*in veranlassen Sie die Zusendung eines Lastschriftmandatbogens, den Sie ausfüllen und unterschrieben an uns zurücksenden müssen. Die freiwilligen Zusatzangaben dienen ebenfalls der Durchführung des Lastschriftmandats. Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden elektronisch gespeichert. Die hierdurch entstehenden Datenbanken und Anwendungen können durch uns und von uns beauftragten IT-Dienstleistern betreut werden. Online-Kurse Die für die Durchführung unserer Online-Kurse in der vhs. cloud unbedingt erforderlichen Daten aus unserer Teilnehmerverwaltung werden auf den Servern des Deutschen Volkshochschulverbandes (dem Betreiber der vhs.cloud) gespeichert, bis Sie Ihren Account in der vhs.cloud löschen. Für die Teilnahme an Online-Kursen mittels Videokonferenzsoftware ZOOM werden unsererseits keine Daten erhoben oder gespeichert. Sie können mittels Meeting ID und Passwort oder Meeting-Link am Kurs teilnehmen, ohne sich einen eigenen Account anzulegen. Weitergabe Ihrer Daten Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer, an die jeweiligen Kursleitenden zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen. Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder Telc-Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Schulabschlüsse usw.) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung. Für die Teilnahme an Integrationskursen müssen wir Ihren Namen, erforderliche Kontaktdaten und Anwesenheiten an das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“) weitergeben. Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung. Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an einen Inkassodienstleister zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten. Kontaktaufnahme Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die VHS die angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als Interessent*in oder Kursteilnehmer*in zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung. Speicherdauer und Löschung Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zum Ablauf der Fristen aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung außer ggf. zulässiger Informationen über unser Kursangebot gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, auf eigenen Wunsch nach erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht. Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktwege bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert. Ihre Rechte Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei der VHS gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten korrigieren sowie Daten sperren oder löschen zu lassen. Ferner können Sie der Datenverarbeitung widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Weiterhin haben Sie das Recht, sich bei Verstößen bei der Datenschutzaufsichtsbehörde des Landes BadenWürttemberg zu beschweren. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten: mariem.haouachi@vhs-rheinfelden.de.
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